En central del i RSF:s medlemssystem är medlemsregistret. Det är inget krav att man som medlem i en fotoklubb finns med i registret, men för att utnyttja medlemssystemets funktioner (eller är funktionär) så behöver man vara med. Eftersom varje klubb har behov av ett eget medlemsregister i någon form, så erbjuder vi i detta system funktionalitet för att kunna administrera klubbens medlemsregister i sin helhet. Det ger flera fördelar:
- Medlemmarnas kontaktuppgifter behöver bara lagras på ett enda ställe.
- Den enskilda medlemmen kan logga in och uppdatera sina uppgifter på egen hand, var som helst med tillgång till internet.
- Klubbens funktionärer kan skicka meddelanden till samtliga medlemmar, utan att behöva hålla en uppdaterad adresslista i sitt e-postprogram.
- Senare kommer även ytterligare funktioner, så som möjligheten hantera bokningar, och att hålla klubbinterna tävlingar i systemet.
Kom igång
Så här gör du om din klubb vill komma åt de administrera funktionerna.
Har du ännu inget konto följ instruktionerna här. Observera att användarkonton är personliga – om ni byter person på en post så ska alltså inte kontot överlåtas till den nya personen (utan ni ska istället anmäla till oss vem som är ny på posten).
När du loggat in, kontrollera vilka rättigheter du har, genom att klicka på ditt namn i menyraden. Då ska det se ut ungefär så här. I versaler syns vilken typ av rättigheter ditt konto har.
Det finns 3 olika rättighetsnivåer: Tävlingsledare, Kassör och Klubbadministratör. Samliga dessa kan redigera medlemsregistret, men en klubbadministratör har tillgång till ytterligare funktioner. Om er klubb inte har någon klubbadministratör, kontakta oss på info (at) svenskfotografi.org med kontaktuppgifter till den person som ni önskar ska inneha rollen.
Använda registret
Under Medlemmar i huvudmenyn hittar du din klubbs medlemmar som för närvarande finns i systemet. I kolumnen användarkonto syns vilka som redan har ett konto. En medlem som saknar konto kan antingen registera ett konto själv, eller så kan du skicka en inbjudan via en knapp som du hittar genom att klicka på medlemmens namn.
En medlem som skapar ett konto, utan att finnas med i registret, kommer efter registreringen att behöva verifieras av klubbadministratören (eller av RSF:s dito). Därför är alltså den smidigaste proceduren att en administratör först lägger in medlemmen i registret (namn och e-postadress räcker) och sedan skickar en inbjudan till personen.
Importera från Excel
Har ni ett digitalt medlemsregister sedan tidigare, som ni vill föra över uppgifter ifrån, så kan vårt systemimportera uppgifter från Excel-filer. Importfunktionen kan automatiskt se vilka medlemmar som redan finns i systemet, så att de inte blir importerade som dubbletter.
Medlemsdata
Förutom att lagra kontaktuppgifter till medlemmarna, finns det några funktioner som är värda att notera:
Dölja kontaktuppgifter: Normalt syns en medlemskontaktuppgifter för alla inom klubben. Om en medlem inte önskar visa sin postadress, telefon och e-post på detta sätt, så kan man bocka i följande:
Borttagning av medlemmar: När en medlem slutar i klubben vill man ofta ta bort medlemmen ur registret. Men eftersom det kan finnas data kopplad till medlemmen så som tävlingsresultat, så rekommenderar vi inte att man i detta fall raderar medlemmen. Istället finns det en inställning “inaktivt medlemskap” på varje medlem som gör att personen döljs i medlemsregistret (men kan tas fram vid behov). Om man däremot fått in en felaktig medlem, exempelvis råkat lägga in en person två gånger, så är det naturligtvis helt OK att radera medlemmen.
Medlemstyper: För att underlätta er administration finns det ett antal olika typer av medlemskap. För närvarande har dessa ingen praktiskt innebörd i systemet, utan ni kan använda dem efter eget behov.
Giltighetstid för medlemskap: Denna funktion är tänkt att kunna hålla reda på för vilken period en medlem betalt medlemskap för. Slutdatumet kommer, om det är satt, att synas på medlemmens digitala medlemsbevis. Det möjliggör medlemmen att spara ner och medlemsbeviset – i annat fall behöver man uppvisa ett dagsfärskt för att det ska vara giltigt. Det finns en knapp för att smidigt kunna förlänga medlemskapet med ett år.
Extra-fält: Det finns möjlighet att lägga till ett fritext-fält och ett ja/nej-fält i klubbens medlemsregister. Dessa kan döpas till vad ni önskar och det görs under Inställningar i huvudmenyn. Klicka sedan på Klubbuppgifter och inställningar.
Frågor och svar
Hur lägger man till medlemskap för en medlem som är medlem i mer än en klubb?
Mail oss på info (at) svenskfotografi.org så lägger vi till det andra medlemskapet! Senare kommer man direkt i systemet kunna ansöka om extra medlemskap.
Om något är oklart, tveka inte att kontakta oss på info (at) svenskfotografi.org.